Ontevredenheid en klachten goed oplossen
Terugbetalingen
Toezeggen dat een klant geld terugkrijgt lost een klacht nog niet op. De terugbetaling moet correct en op tijd worden uitgevoerd.
Desk Services verzorgt de terugbetaling aan klanten, nadat klachten zijn goedgekeurd. Jouw serviceteam beoordeelt de klacht, waarna wij de aangeleverde gegevens controleren en de betaling op tijd uitvoeren.
- Voor honderden of duizenden vergoedingen volgens vaste afspraken
- Geschikt voor allerlei bedragen, landen, betaalgegevens en uitzonderingen
- Wij combineren betalingen, communicatie en rapportage
Voor grote aantallen
Dankzij gestructureerde
betaalstromen
Vertrouwd door velen
100+ A-merken kiezen
voor Desk Services
Al 25+ jaar
Marktleider in de Benelux
en snel groeiend in Europa
Voor een financieel en administratief proces dat klopt
Consumenten melden hun klachten bij customer support. Na beoordeling wordt besloten om het aankoopbedrag, een compensatie of andere vergoeding toe te kennen. Desk Services brengt structuur in deze processen.
“Na de toekenning begint een uitgebreid financieel en administratief proces. Zijn alle gegevens compleet? Klopt het betaalrekeningnummer? Is deze aanvraag nog niet eerder verwerkt? Welk bedrag moet worden uitgekeerd? En weet de consument wanneer de betaling gedaan wordt?”
Elke goedgekeurde vergoeding verloopt volgens dezelfde procedure:
- We leggen het proces en verantwoordelijkheden vast
- Samen bepalen welke gegevens er nodig zijn
- Wij richten in en koppelen met CRM of ERP
- Controle en uitbetaling aan consumenten
- We communiceren en rapporteren in duidelijke taal
Dankzij onze eigen IT-systemen kunnen we koppelen met elke CRM- of ERP-omgeving. Daarnaast denken we vooraf alvast na over eventuele uitzonderingen. Wat gebeurt er bij een onjuist rekeningnummer? Wanneer wordt een mislukte betaling opnieuw aangeboden?
Vooraf goed vastgelegd. Zo voorkomen we verrassingen achteraf.
Wat doet Desk Services?
- Inrichting van het volledige refundproces
- Veilige ontvangst van consument- en betaalgegevens
- Controle op volledigheid en dubbele aanvragen
- Verstrekking van vouchers of andere afgesproken compensaties
- Communicatie over ontvangst en betaalstatus
- Koppelingen met CRM-, ERP- en andere systemen
- Dashboards en rapportages voor operations en finance
Voordelen
Heldere taakverdeling
Jij de klacht. Wij de betaling
Uniform proces
Eén betaalstroom
Minder handwerk
Bij bedragen en gegevens
Inzicht voor finance
Bedragen en statussen
Persoonlijke begeleiding
Ervaren projectmanager
Schaalbaar in Europa
Voor landen en programma’s
Terugbetalingen structureel goed geregeld
Kies een ervaren uitvoeringspartner voor jouw (internationale) refundprogramma. Gespecialiseerd in verwerking, controle en betalingen op grote schaal.
Neem contact op met Gert, Jurgen of Peggy. Dan kijken we samen wat er nodig is om jouw actie snel live te zetten.
“Maak vooraf duidelijk wie de klacht beoordeelt, wie het bedrag bepaalt en welke gegevens nodig zijn voor de betaling. Die heldere taakverdeling voorkomt vertraging en discussies achteraf.”
Bekijk ook onze andere services en specials
Stuur ons alvast informatie over wie de klachten inhoudelijk beoordeelt en hoeveel vergoedingen je ongeveer verwacht. Ook zijn we bijvoorbeeld benieuwd naar de landen waarin het programma loopt en hoe aanvragen nu worden aangeleverd.
Plan een kennismaking